אז מה זו בעצם אוטומציה? ואיך היא יכולה לחסוך לכם שעות של עבודה?
מה זו בעצם אוטומציה?
אוטומציה (Automation) היא תהליך שבו פעולה שמבוצעת היום באופן ידני, הופכת לפעולה אוטומטית, כלומר כזו שמתבצעת על ידי מערכת, סקריפט או כלי טכנולוגי, ללא צורך בהתערבות אנושית שוטפת.
אם אני רוצה להפוך פעולה לאוטומטית, אני אקח פעולה שחוזרת על עצמה (למשל: פתיחת דוח באקסל, טיוב נתונים, שליחת מייל), ואבנה לה תהליך קבוע וחזרתי. זו מתודולוגיה, שמבוססת על הבנה טובה של התהליך, כלים מתאימים, והרבה רצון לחסוך זמן ולהתייעל.
למה כדאי שאנשי כספים יאמצו אוטומציה?
אנחנו מדברים בבלוג הזה על אנשי כספים, אבל בתכלס אוטומציות יכולות לשמש את כולם. אבל בגלל שאנחנו פה לדבר על העולמות הפיננסיים אז אלו הסיבות שבעיניי יש המון מקום להכניס אוטומציות בעבודה שלנו:
- כי העבודה שלנו מלאה בחזרתיות – תחשבו על כל סוף חודש: התאמות, דוחות, טבלאות, תקציבים, הפקת מסמכים. אם זה חוזר על עצמו – זה אוטומטית מועמד לאוטומציה (:
- כי כל טעות עולה ביוקר – כשאנחנו מתעסקים במספרים, כל טעות יכולה לגרום לנזק: תמחור לא נכון, לקוח לא מרוצה, או עיכוב בהגשה של דוחות. אוטומציה מפחיתה את הסיכוי לטעויות אנוש.
- כי הזמן שלנו יקר – למה לבזבז שעתיים על איחוד טבלאות, כשאפשר להריץ סקריפט שעושה את זה ב-10 שניות?
- כי הלקוחות מצפים למהירות – לקוח עסקי שמקבל דוח מותאם אישית תוך חצי שעה, במקום יומיים – זה יתרון תחרותי.
דוגמאות קלאסיות לאוטומציה בעולם החשבונאות
איחוד דוחות אקסל אוטומטי
באמצעות כלים כמו Pandas או Power Query , אפשר לאחד עשרות קבצי אקסל שונים (לקוחות, חודשים, סניפים) לדוח אחד מסכם כולל ניקוי נתונים, סינון, ויצירת Pivot. כתבתי מדריך בנושא, מוזמנים לקרוא (:
שליחת מיילים ללקוחות
באמצעות שילוב של כלי אוטומציה, Excel ו-Outlook אפשר להגדיר תהליך ששולח מיילים מותאמים אישית ללקוחות, כולל קובץ מצורף, לפי תאריך יעד או סטטוס תשלום.
הפקת חשבוניות אוטומטית
באמצעות Zapier או Make אפשר לקשר בין מערכת CRM לבין מערכת החשבוניות – וכל עסקה חדשה יוצרת אוטומטית מסמך מותאם.
בדיקות התאמה בין בנק להנהלת חשבונות
עם כלים כמו Alteryx או Copilot, אפשר לבנות תהליך שבודק התאמות בנק באופן שוטף, מדווח על חריגות, ושולח התראות מייל במקרה של חוסר התאמה.
אוטומציה ≠ בינה מלאכותית – מה ההבדל?
חשוב להבחין בין אוטומציה (Automation) בינה מלאכותית (AI).
- אוטומציה- מתמקדת בביצוע חוזר, עקבי ויעיל של תהליך מוגדר. לא תעשה מה שלא הגדרתם לה.
- בינה מלאכותית- מתמקדת ביכולת להבין, ללמוד, להסיק ולבצע שיפוטים על בסיס נתונים.
אוטומציה היא הבסיס. רק אחרי שבנינו תהליך ברור, אפשר להוסיף עליו שכבת בינה מלאכותית שתשפר, תנתח או תמליץ.
איך מתחילים?
1.בחרו תהליך שחוזר על עצמו כל שבוע או חודש
השלב הראשון הוא זיהוי. תחשבו על פעולה שחוזרת על עצמה באופן קבוע – כזו שאתם עושים שוב ושוב בלי כמעט שינוי. אלו התהליכים שהכי משתלם להפוך לאוטומטיים.
דוגמאות קלאסיות:
- הכנת דוח תזרים מזומנים – פתיחה של מספר קבצים, איחוד טבלאות, חישוב יתרות והצגה למנהל.
- שליחת תזכורות לתשלום – לקוחות עם יתרת חובה שנשארו ללא מענה.
- סינון עסקאות חריגות – לדוגמה, זיהוי תנועות גבוהות מהרגיל או תשלומים כפולים.
- פילוח לפי סגמנטים – לדוגמא חלוקה לפי הכנסות ממקורות שונים (מטבע, מדינה, סניף, חברת בת)
אם אתם לא בטוחים איפה להתחיל – חפשו את אותן פעולות שגוזלות מכם זמן או שדורשות ריכוז גבוה כדי לא לטעות.
2. תעדו את כל השלבים הידניים שאתם עושים
לפני שמתחילים להפוך תהליך לאוטומטי – צריך להבין איך נראה התהליך כמו שהוא עכשיו.
שבו עם דף ועט, או פתחו קובץ Word/Excel, ורשמו כל שלב שאתם עושים באופן ידני:
- פתיחת קובץ מתוך מייל או תיקייה.
- העתקה של נתונים לגיליון עבודה.
- סינון לפי תאריך, קטגוריה או סכום.
- מיון והסרת שורות כפולות.
- הוספת חישובים.
- יצוא לקובץ PDF ושליחה למנהל/לקוח.
ככל שתפרטו יותר, כך יהיה קל יותר להמיר את התהליך לאוטומטי. תחשבו כמו מנתח מערכות: מה הקלט, מה השלבים, ומה התוצאה הסופית.
3. בחרו את הכלי המתאים וצרו גרסה ראשונית של אוטומציה
עכשיו מגיע החלק הכיפי: תרגום של התהליך הידני לתהליך אוטומטי. אין פתרון אחד שמתאים לכולם – הבחירה תלויה בנוחות האישית, סוג התהליך, והרמה הטכנית שלכם.
הנה כמה כלים נפוצים להתחלה:
Power Query
כלי עוצמתי מתוך Excel שמיועד למי שחי על טבלאות ודו”חות. באמצעות ממשק גרפי, אפשר לטעון טבלאות ממקורות שונים Excel, CSV) תיקיות שלמות, מסדי נתונים), לנקות שדות, למזג קבצים ולבצע סינונים חכמים.
Pandas בPython
ספריית קוד פתוח נפוצה במיוחד בעולם הדאטה, שמאפשרת למי שיש לו ידע בסיסי בפייתון לבצע עיבוד נתונים. Pandas נותנת מענה למי שרוצה אוטומציה ברמה גבוהה: איחוד קבצים, פילוחים לפי תנאים, הפקת דוחות חכמים, איתור חריגות, המרה לפורמטים שונים ועוד.
הכל מתבצע בקוד – מה שמבטיח גמישות, יכולת תיעוד, והרצה חוזרת בכל רגע. מתאים במיוחד למי שמנהל הרבה דאטה ומחפש שליטה מלאה בתהליך.
מוזמנים לקרוא עוד על Pandas בפוסט שכתבתי בנושא.
Copilot / Excel Copilot
למי שמעדיף להישאר בסביבת העבודה המוכרת של Excel אבל רוצה לעבוד חכם יותר – Copilot מציע חוויית עבודה חדשה. פשוט כותבים בשפה טבעית מה רוצים לעשות, והמערכת יוצרת את הפלט המתאים.
למשל: “סכם לי את ההוצאות לפי חודשים”, “מצא לי תנועות חריגות”, או “צור גרף הכנסות לעומת תחזית”. הכלי מתאים במיוחד לאנשי כספים שלא רוצים ללמוד קוד אבל כן רוצים ליהנות מהעוצמה של ה-AI.
Copilot יודע גם לעזור בכתיבת נוסחאות, ניתוח טקסטים, סיכום מגמות בדוחות, ואפילו ניסוח של פסקאות לדוחות ניהוליים.
מוזמנים לקרוא עוד על Copilot בפוסט שכתבתי בנושא.
Zapier / Make / N8N
פלטפורמות אוטומציה גרפיות שמאפשרות לקשר בין אפליקציות ומערכות שונות – בלי לכתוב קוד או עם כתיבת קוד מינימלית.
עבור רואי חשבון, הכלים האלו יכולים לשמש לאוטומציה של תזכורות גבייה, שליחה אוטומטית של חשבוניות, קישור בין CRM למערכות פיננסיות, ועוד.
היתרון: קל ללמוד, יש תבניות מוכנות, והתממשקות למאות אפליקציות בלי מאמץ.
לדוגמה: לקוח חתם בטופס >>> נשלח אליו מייל אוטומטי + נוצרה משימה במערכת ניהול הלקוחות.
טיפ חשוב: התחילו בקטן – אוטומציה של שלב אחד מתוך תהליך, לא את הכל בבת אחת. זה מאפשר בדיקות, תיקונים והבנה הדרגתית של היכולות.
ומה עם עלויות? והאם צריך לדעת לתכנת?
צריך להוסיף בדיקות? איך נוכל לישון טוב בלילה?
בעולמות הכספים, אנחנו חייבים לדעת שהפלטים שלנו נכונים במאה אחוז וללא טעויות. כל טעויות עשויה להיות דרמטית, זה תקף גם בעבודה ידנית וגם בעבודה אוטומטית.
לכן, יש כמה דברים שכדאי לעשות כדי לישון טוב בלילה (:
- תמיד להבין ב-100% מה בדיוק המערכת או האוטומציה עושה – ואם זה לא ברור אז להשקיע בלמידה מעמיקה.
- להכין קובץ של בדיקות ידניות על הפלט שמופק מהאוטומציה.
- להכין בדיקות אוטומטיות על הפלט שמופק מהאוטומציה – ניתן להפוך גם את תהליך הבדיקה לאוטומטי באמצעות הצלבות או שלבים נוספים בתהליך.
- תמיד להפעיל שיקול דעת ולהסתכל בעין ביקורתית על הפלטים שמופקים ולבדוק סבירות.
לסיכום, בעידן שבו עומס הנתונים הולך וגדל, הלקוחות מצפים למהירות וההנהלה דורשת תובנות, אוטומציה כבר מזמן אינה מותרות אלא תנאי בסיסי להצלחה מקצועית.
היא לא נועדה להחליף אתכם אלא לחזק אתכם: לשחרר אתכם ממשימות שחוזרות על עצמן, לצמצם את השחיקה, ולהפנות את הזמן והאנרגיה שלכם למשימות שבהן באמת נדרשת החשיבה האנושית – כמו ניתוח נתונים מורכבים, מתן ייעוץ אסטרטגי וקבלת החלטות עסקיות.
ככל שתשלבו יותר אוטומציה בעבודה היומיומית, כך תעלו את רמת הדיוק, תורידו את הסיכון לטעויות ותשדרגו את השירות שאתם נותנים, בין אם ללקוח, למנהל או לעסק שאתם מובילים. העתיד הפיננסי הוא חכם, מחובר ומהיר, ואוטומציה היא הדרך להישאר רלוונטיים, מדויקים ויעילים בתוך הסביבה הזו.
האם כבר התחלתם בשילוב אוטומציה אצלכם במשרד?
מה התהליך הראשון שהייתם רוצים להפוך לאוטומטי?
שתפו אותי בקהילה, או הירשמו לרשימת התפוצה כדי לקבל מדריכים נוספים על אוטומציה חכמה לעולם הפיננסים.
כתבות נוספות שיכולות לעניין אותך
מוזמנים להצטרף לקהילה הייעודית שהקמתי ב-Facebook
שם אפשר ללמוד, להתייעץ וכמובן לשתף – כי קהילה זה כוח אדיר!
וכמובן, אם אהבתם, תמיד מוזמנים לשתף את התוכן של הפוסט (:
Copyright © 2025 Gal Bloch